Älä tule paha lasku, tule hyvä lasku – Tiedätkö millaisen laskun asiakkaasi haluaisi sinulta saada?

Väitän, että jokainen meistä on saanut joskus laskun, jossa hinta on ollut väärä tai sisältö niin kryptinen, ettei laskua tohdi maksaa ilman lisäselvittelyä. Uskallan myös väittää, että selvittely on useimmille meistä epäkiitollista ja turhauttavaa hommaa, oli sitten laskun vastaanottaja tai lähettäjä. Jos haluat saada laskullasi asiakkaasi hyrisemään ja klikkaamaan tyytyväisenä Maksa-painiketta, kannattaa tutustua hyvän laskun reseptiimme. Näillä vinkeillä asiakkaasi saattaa jopa riemastua nähdessään laskusi.  

Vaikka me Eezyllä tarkistammekin virheiden varalta jokaisen lähtevän laskun, emme voi olla satavarmoja, että laskulla kaikki tiedot ovat niin kuin olet asiakkaasi kanssa sopinut. Esimerkiksi työn hinta ja laskun eräpäivä ovat sinun ja asiakkaasi välisiä asioita. Jo lähetettyä laskua ei voi muokata, joten onkin fiksua käyttää muutama minuutti enemmän aikaa siihen, että tekee laskun huolella. Palkka pompsahtaa tilillesi nopeammin, kun laskussa on kaikki tarvittavat tiedot oikein, jolloin asiakas saa laskun järjestelmässään eteenpäin tai vaikka heti maksuun.  

Hyvän laskun resepti  

Laskun saajan näkökulmasta hyvän laskun resepti on varsin yksinkertainen: laskusta saa heti selville, mistä syystä se on lähetetty ja se sisältää kaiken tarvittavan tiedon maksamista varten.  

Maksamisen kannalta tärkeät tiedot, kuten maksu- ja yhteystiedot, muodostuvat automaattisesti kaikkiin kauttamme lähteviin laskuihin, mutta on muutama juttu (tai no, oikeastaan 10), jotka on hyvä pitää mielessä, kun teet laskua. 

1. Mitä laskutat? Kun teet laskua, kerro laskulla selkeästi mitä työtä olet tehnyt. Asiakkaasi saattaa saada viikossa kymmeniä laskuja ja tarkistusta auttaa selkeä työn kuvaaminen.  Pelkkä “Tunnit” tai “Tehty työ” ei välttämättä kerro asiakkaallesi mitään.  Sen sijaan esim. “Keittiön remontointi” tai “Verkkosivujen ulkoasun suunnittelu” kertovat heti, mistä laskussa on kysymys. Voit myös lisätä tarkentavia tietoja laskun lisätietoihin. 

2. Työn tilaaja voi olla eri kuin laskun maksaja. On hyvä muistaa, että se tyyppi, kenen kanssa olet sopinut työstä, ei välttämättä ole sama kuin se, joka maksaa laskun. Etenkin isommissa yrityksissä laskun maksusta huolehtii täysin eri ihmiset ja laskun käsittelyprosessi voi olla hyvinkin monivaiheinen. Tästä syystä lasku kannattaa täyttää siten, että ufokin ymmärtää. 

3. Laskuta vain työstä, josta on sovittu. Aiheeton lasku tai ylimääräinen työ laskulla aiheuttaa vain harmaita hiuksia asiakkaasi päässä. Jos et ole varma, mitä tässä vaiheessa projektia voi laskuttaa, kysy tai neuvottele asiakkaasi kanssa ennen kuin lähetät laskun. Ongelmien varalta kannattaa asiakkaan kanssa tehdä kirjallinen sopimus, jotta on selvää, mistä on sovittu. Sopimukseen voi aina palata ja tarkistaa asian, voit käyttää vaikka nettipalvelustamme ladattavia sopimuspohjia. 

4. Lisää laskulle riittävät tiedot, jotta asiakas voi maksaa laskun. Tällaisia voivat olla mm. yhteyshenkilön nimi, työmaanumero, työn ajankohta tai tarkentava liite. Nämä tiedot voivat olla hyvinkin tärkeitä tietoja laskun saajalle, jotta laskun käsittelyprosessi on sujuvaa eikä ekstraselvittelyyn mene aikaa. Tietoja ei myöskään kannata arvailla itse, kysy reilusti asiakkaaltasi vaikka jo työstä sopiessasi, mitä tietoja laskulla täytyy olla. 

5. Valitse laskulle oikea ALV, jotta lasku täyttää verottajan vaatimukset ja asiakkaasi voi maksaa laskun. Jos alvin valinta aiheuttaa päänvaivaa, voit aina kysyä meiltä. 

6. Valitse sopiva maksuaika tai eräpäivä. Laskulle ei kannata laittaa lyhyempää maksuaikaa, kuin olette sopineet asiakkaasi kanssa. Etenkin yrityslaskuissa laskun käsittelyprosessi voi viedä pitkäänkin, ja useimmilla yrityksillä on selkeä toive maksuajasta. Ei kannata myöskään olla laupias laskuttaja, ja laittaa huvikseen liian pitkää eräpäivää: mitä nopeammin lasku maksetaan, sitä nopeammin palkka kilahtaa tilillesi. Yrityslaskuilla voi käyttää maksuaikaa “heti”, mutta on kuitenkin reilua ja kohteliasta antaa muutama päivä asiakkaalle aikaa reagoida laskuun. Muista myös, että jos laskutat yksityishenkilöä, tulee maksuajan olla vähintään 14 päivää. 

7. Pidä asiakastiedot ajan tasalla. Laskua ei kannata lätkäistä menemään ihan mihin laskutusosoitteeseen tahansa, vaan kannattaa kysäistä asiakkaalta tarkkoja laskutustietoja, jos olet epävarma. Välitämme sinulle aina tiedon, jos asiakas informoi osoite- tai laskutusmuutoksesta meitä. Nettipalvelumme hakee automaattisesti asiakkaan tiedot Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä täyttäessäsi laskulle yritysasiakkaan tietoja. Usein myös yritysasiakkaan nettisivuilta löytyy laskutusosoite. 

8. Lähetä lasku asiakkaan toiveen mukaan verkkolaskuna, meilillä tai kirjepostina. Laskun saajalla on usein selkeät sävelet sen suhteen, miten hän haluaa laskun vastaanottaa. Nykyään moni yritys haluaa laskut ensisijaisesti verkkolaskuna. Väärä laskutustapa saattaa viivästyttää laskun käsittelyprosessia asiakkaan päässä ja siten myös palkkasi maksua. Paperilaskulla voi kestää viikko, jos toinenkin päästä perille, ja eräpäivä on siinä vaiheessa saattanut paukkua. Verkkolasku taas ilmestyy heti yrityksen järjestelmään, ilman viivettä. 

9. Tsekkaa lopuksi kirjoitusvirheet, jottei niitä lipsahda laskulle. Kieliopillisesti virheetön lasku on kaunista katseltavaa ja antaa ammattimaisen kuvan. Jos kielioppi ei kuitenkaan ole vahvuutesi, ei kannata ottaa liikaa paineita. Bongailemme ja korjaamme pahimmat kirjoitusvirheet ennen laskun lähetystä, joten takaportti on aina olemassa. 

10. Laskuta heti, kun mahdollista. Jos lasku lähtee kuukausien jälkeen siitä, kun työ on tehty, voi se aiheuttaa hämmennystä laskun saajalle. Voit laskuttaa asiakastasi heti, kun se asiakkaallesi sopii – jopa ennen kuin työ on tehty. Isoissa yrityksissä maksuaika saattaa olla pitkäkin, joten tähän kannattaa varautua ja lähettää lasku heti, kun asiakas antaa siihen luvan. 

Hyvä lasku ei siis ole yhtä kuin pieni lasku (vaikka jokainen mielellään pienen laskun vastaanottaakin). Hyvä lasku on sellainen, josta selviää ilman suurempaa pään vaivaa mitä laskutetaan ja miksi. Kokeile ihmeessä seuraavaan laskuusi tätä reseptiä ja asiakkaasi kiittävät! 

Kirjoittaja: Nina Blomqvist

Ninalla on usean vuoden kokemus Eezyn kevytyrittäjien palkanlaskennasta, ja verokortit sekä niihin liittyvät kysymykset ovat tulleet tutuiksi. Nina työskentelee nettipalvelumme kehitystiimissä kirjoittaen ohjeistuksia ja ideoiden parannuksia palvelumme käytettävyyteen.

Tutustu myös: 

Miten hinnoitella oma työ kevytyrittäjänä? https://kevytyrittajat.eezy.fi/blogi/miten-hinnoitella-oma-tyo-kevytyrittajana/ 

Tee kirjallinen sopimus – näin vältät tavallisimmat riidat toimeksiantajasi kanssa https://kevytyrittajat.eezy.fi/blogi/kirjallinen-sopimus-nain-valtat-tavallisimmat-riidat/ 

Miksi yrittäjän täytyy osata puhua rahasta? https://kevytyrittajat.eezy.fi/blogi/miksi-yrittajan-taytyy-osata-puhua-rahasta/  

Podcast Jakso 5: Kassavirta kuralla – entä jos asiakas ei maksa laskua? https://www.buzzsprout.com/790085/2988904-kassavirta-kuralla-enta-jos-asiakas-ei-maksa-laskua  

Useimmiten kysytyt kysymykset laskutukseen liittyen:  

Miten laskutan työni?
Mitä jos laskuani ei makseta ajoissa?
Lisätäänkö työni hintaan arvonlisävero?